Introducción
Orientado y desarrollado exclusivamente para la Gestión y Administración de Cooperativas de Servicios Públicos, cubriendo tanto los aspectos operacionales como fiscales. Permite la parametrización de los distintos servicios que brinda la Cooperativa para su posterior devengamiento o liquidación.
El sistema cuenta con los siguientes módulos: Servicios, Ventas, Compras, Caja, Bancos, Recaudaciones, Contabilidad, Estadísticas y Stock.
Gestión de Usuarios y Servicios
Contempla los siguientes servicios: Telefonía Fija y Celular, Electrificación Urbana y Rural, Agua Potable, Sepelio, Cementerio Privado, Alumbrado Público, Banco Solidario de Sangre, Internet Banda Ancha, Televisión por Cable, Cloacas y Gas Envasado.
Administración de quita de subsidios nacionales para cualquier servicio público brindado.
Mantenimiento de Usuarios en un único archivo, independientemente del servicio al cual se encuentre adherido.
Definición y Mantenimiento de Conexiones al Servicio correspondiente, por separado, lo que permite modificación de alícuotas, impuestos, tasas, etc. para cada uno.
Ingreso de lecturas y datos de consumos a través de planilla de ingreso manual, por colector de datos programable e interconectable con la PC, con posibilidad de incorporar rutas de recorrido que faciliten el seguimiento de la toma de datos o por archivo desde otros sistemas o archivo de texto (ejemplo: los generados por la central telefónica).
Devengamiento de liquidaciones de servicios en forma individual (servicio por servicio) , pudiendo realizarse en forma masiva, parcial entre rango de usuarios o individual, en los casos de recálculo o errores.
Contempla la RG 3571/2013 de AFIP “Liquidación de Servicios Públicos”.
El proceso de devengamiento de servicios prevé varios pasos: Un primer paso consiste en un devengamiento previo, donde se valida la existencia de todos los parámetros necesarios para la generación de las liquidaciones del período en tratamiento. Se informa en un archivo el listado de servicios con inconsistencias o faltantes de datos o variables para una rápida identificación por parte del operador y proceder a su corrección. Una vez verificado el devengamiento previo, es posible emitir un listado “en papel” que permite verificar el correcto ingreso de las lecturas, imputación de los planes de pagos por cargos por servicios, cuotas pendientes, etc., todo ello previo al devengamiento final que realiza los asientos definitivos en los archivos históricos. Por último el devengamiento final confirma el ingreso y prepara el archivo para la emisión de boletas. Ante cualquier error de este último paso, sea por corte de luz, mal funcionamiento de la PC, etc., es posible reversar el devengamiento a su estado inicial, para comenzar nuevamente una vez subsanado el inconveniente.
Mantenimiento de cuentas de estado de cada usuario, , con información individual y global por cada servicio, por la situación frente a la cooperativa, por los distintos servicios contratados.
Ingreso de pagos de servicios en forma manual, con lector de código de barra (con código impreso en el correspondiente recibo) y/o a través de archivos de cobranza generados por otros sistemas en otros organismos encargados de cobranza. Validación en todos los casos por totales de lotes para evitar errores de ingresos.
Impresión de liquidaciones de servicios conforme a los formatos existentes y/o adaptaciones a nuevos formatos diseñados al efecto. Impresión de código de barra para lectura de cobranza (requiere incorporar Impresora Láser).
Gestión de Stock
Definición de artículos o insumos utilizados en el mantenimiento de los sistemas, con posibilidad de realizar agrupamientos para mejor evaluación, stock actual y punto crítico o de pedido.
Ingreso de artículos o insumos por compras, con posibilidad de actualización de stock al momento de ingresar la factura de compra o el remito de recepción.
Generación de orden de salida (o remito de salida) para retiro de materiales para tareas de mantenimiento o servicios, con información de las cantidades en stock real y en retiro o tránsito.
Ingreso de costos e impuestos por compra de materiales para mantenimiento de stock valorizado.
Generación de reportes con artículos bajo punto de pedido y generación de orden de compra.
Gestión de Fondos
Tratamiento de la Recaudación Diaria por Cobranzas de los diversos Servicios, con detalle de los servicios percibidos y los valores o medios de pagos recibidos. Pasaje posterior a la Caja General de la Institución, con registro de sobrantes y faltantes de caja.
Detalle diario de ingresos y egresos, discriminados por Ventas de Contado, Cobranzas de Cuentas Corrientes o rendiciones de gestores de cobranza, Ingresos por Otros Conceptos, Egresos por Compra de Contado, Pagos a Proveedores, Depósitos Bancarios, Egresos por Gastos y Otros Conceptos, etc.
Reporte diario o general de Planillas de Caja.
Conceptos para Ingresos y Gastos codificables a voluntad del usuario, con imputación de la Cuenta Contable que acumulará el concepto.
Pagos a Proveedores con Generación de la Orden de Pago, con detalle de los comprobantes abonados, detalle de los medios utilizados para el pago, con cheques de terceros, propios y efectivo.
Detalle de Valores Recibidos de Terceros, con información del Emisor y del Receptor, ya sea entregado para pago a proveedores, depositado al cobro o cobrado directamente en bancos.
Gestión de Contabilidad
Definición del Plan de Cuenta acorde al actual utilizado por la Estación.
Definición de Asientos Automáticos que se generan a partir de los movimientos previamente ingresados de Ventas, Compras y Movimientos de Caja.
Proceso de Contabilización de Movimientos en forma selectiva, por períodos, con selección del tipo de asientos preferido, en forma mensual, diario o unitaria movimiento por movimiento.
Generación de asientos automáticos en archivo temporal para tratamiento posterior y verificación previo a la mayorización.
Visualización e Impresión de Libros Diarios, Mayor y Balances de Sumas y Saldos y General.
Exportación de datos para Sistema de Contabilidad dedicados (ej. Holistor).
Módulo de Estadísticas y Reportes
Impresión de reportes con listados y estadísticas por ventas o liquidaciones de los distintos servicios, clasificados por distintas variables propias de cada uno de ellos.
Reportes Generales y/o Individuales por Otros Conceptos. Se pautarán con el Sector Administrativo los reportes necesarios y que no fueran detallados en este informe.
Impresión de Libros de Iva Ventas y Compras, archivo para exportación a CitiCompras de la AFIP.
Módulo de Seguridad y Mantenimiento
Definición y Mantenimiento de Usuarios por distintos niveles de acceso, que habilitan o inhabilitan las operaciones según su nivel asignado.
Opciones de mantenimiento de archivos (depuración y regeneración de archivos índices) para los casos de rotura de los mismos en los casos de cortes de luz o interrupciones abruptas del sistema.
Uso en Red
El sistema se encuentra preparado para su funcionamiento en red bajo entorno Windows, pudiendo utilizarse Sistemas Operativos como Windows 95, Windows 98, Windows 2000/2003, Windows XP, Windows Vista y Windows 7, para un número no limitado de terminales.
Gestión de Actualizaciones y Mejoras al Sistema
Se envían e instalan todas las modificaciones introducidas al Sistema generadas a partir de mejoras realizadas por nuestra Empresa para un mejor funcionamiento del mismo, así como las modificaciones o sugerencias indicadas por la Cooperativa. En este último caso, se evaluarán aquellas que representen cambios importantes, las que en este caso se cotizarán por separado.
En los casos en que la Cooperativa anexe nuevos servicios (ej. Distribución de Internet) es posible generar las modificaciones necesarias para la incorporación del servicio al conjunto general, manteniendo la integralidad del Sistema.
Requerimientos de hardware
Para un óptimo funcionamiento del Sistema se requieren terminales con las siguientes características mínimas.
Procesador Pentium III de 800 Mhz o superior.
256 MB de memoria RAM
Disco rígido con 20 GB de espacio disponible
Placa de video y monitor para funcionamiento con resolución de 800x600 píxeles.
Lector de código de barra basado en tecnología láser (no infrarrojo) – Opcional.
Impresora Láser de alta o mediana capacidad – Opcional.
Red de datos basada en concentrador Hub 8 bocas y cable UTP categoría 5.
Conexión a Internet (Banda Ancha)