Introducción
Orientado y desarrollado exclusivamente para la Gestión y Administración de Cablevideos, cubriendo tanto los aspectos operacionales como fiscales. Permite la parametrización de los distintos servicios que brinda como Televisión por Cable e Internet para su posterior liquidación o devengamiento. El sistema cuenta con los siguientes módulos: Ventas, Compras, Caja, Bancos, Contabilidad, Cash Flow, Estadísticas, Stock, Servicios y Recaudaciones.
Gestión de Usuarios y Servicios
Mantenimiento de Usuarios en un único archivo, independientemente de los servicios al cual se encuentre adherido.
Definición y Mantenimiento de Conexiones a los Servicios , que permite modificación de alícuotas, impuestos, tasas, etc. para cada uno.
Devengamiento de liquidaciones de servicios en forma individual , pudiendo realizarse en forma masiva, parcial entre rango de usuarios o individual, en los casos de recálculo o errores.
El proceso de devengamiento de servicios prevé varios pasos: Un primer paso consiste en un devengamiento previo, donde se valida la existencia de todos los parámetros necesarios para la generación de las liquidaciones del período en tratamiento. Se informa en un archivo el listado de servicios con inconsistencias o faltantes de datos o variables para una rápida identificación por parte del operador y proceder a su corrección. Una vez verificado el devengamiento previo, es posible emitir un listado “en papel” que permite verificar el correcto estado de los datos, imputación de los planes de pagos por cargos por servicios, cuotas pendientes, etc., todo ello previo al devengamiento final que realiza los asientos definitivos en los archivos históricos. Por último el devengamiento final confirma el ingreso y prepara el archivo para la emisión de boletas. Ante cualquier error de este último paso, sea por corte de luz, mal funcionamiento de la PC, etc., es posible reversar el devengamiento a su estado inicial, para comenzar nuevamente una vez subsanado el inconveniente.
Mantenimiento de cuentas de estado de cada usuario , con información individual y global por cada servicio, por la situación frente al cablevideo, por los distintos servicios contratados.
Ingreso de pagos de servicios en forma manual , con lector de código de barra (con código impreso en la correspondiente factura) y/o a través de archivos de cobranza generados por otros sistemas en otros organismos encargados de cobranza. Validación en todos los casos por totales de lotes para evitar errores de ingresos.
Impresión de liquidaciones de servicios conforme a los formatos existentes y/o adaptaciones a nuevos formatos diseñados al efecto. Impresión de código de barra para lectura de cobranza (requiere incorporar Impresora Láser).
Facturación Electrónica , ya sea en tiempo real de facturación o en forma diferida, se gestiona vía webservice (WSFE) del AFIP la autorización del comprobante de venta que se materializa mediante la devolución del correspondiente CAE (Clave de Autorización Electrónica), que valida el comprobante. Cuando se dispone de conexión normal a Internet y el servicio web se encuentra activo, se puede gestionar la autorización al terminar de realizar la factura, tal como si la misma se enviara a la impresora en la normativa tradicional. La operación se realiza en forma automática y totalmente transparente al usuario, registrándose en la base de datos el CAE obtenido. En el caso que el servicio web no se encuentre activo o no se disponga temporalmente de Internet, las operaciones se pueden realizar igualmente, acumulándose en la base de datos a la espera del restablecimiento del servicio, siendo esta operatoria completamente válida y admitida por el Ente Regulador hasta los plazos establecidos para ello. Tras la normalización, puede seleccionarse el comprobante o lotes de ellos para enviar a autorizar, completándose el ciclo en su segunda fase.
Atención al Cliente y Servicio Técnico
Registración de la llamada entrante con la clasificación del servicio correspondiente, identificación del usuario, determinación del problema en forma predeterminada y posibilidad de agregar un detalle extra al problema planteado.
Asignación del técnico correspondiente con control de agenda del mismo según las fechas indicadas de visita al domicilio del cliente.
Las Órdenes de Servicio se imprimen para llevarla al domicilio del cliente (allí el técnico agrega los insumos que se requieran para resolver el inconveniente y la hace firmar por el cliente) y luego se cargan nuevamente al sistema con los nuevos datos que le incorporó el técnico responsable con la posibilidad opcional de indicarle el costo.
Control y estadísticas de las Órdenes de Servicio según los distintos estados en que se encuentren. De manera similar se controla y se listan reportes estadísticos de los técnicos asignados.
Una vez finalizadas las Órdenes de Servicio, se brinda la posibilidad de facturarlas con o sin el detalle de los insumos utilizados.
Gestión de Stock
Definición de artículos o insumos utilizados en el mantenimiento de los sistemas, con posibilidad de realizar agrupamientos para mejor evaluación, stock actual y punto crítico o de pedido.
Ingreso de artículos o insumos por compras, con posibilidad de actualización de stock al momento de ingresar la factura de compra o el remito de recepción.
Generación de orden de salida (o remito de salida) para retiro de materiales para tareas de mantenimiento o servicios , con información de las cantidades en stock real y en retiro o tránsito.
Ingreso de costos e impuestos por compra de materiales para mantenimiento de stock valorizado.
Generación de reportes con artículos bajo punto de pedido y generación de orden de compra.
Gestión de Fondos
Tratamiento de la Recaudación Diaria por Cobranzas de los diversos Servicios, con detalle de los servicios percibidos y los valores o medios de pagos recibidos. Pasaje posterior a la Caja General de la Institución, con registro de sobrantes y faltantes de caja.
Planilla de Caja con detalle diario de ingresos y egresos, discriminados por Ventas de Contado, Cobranzas de Cuentas Corrientes o rendiciones de gestores de cobranza, Ingresos por Otros Conceptos, Egresos por Compra de Contado, Pagos a Proveedores, Depósitos Bancarios, Egresos por Gastos y Otros Conceptos, etc.
Reporte diario o general de Planillas de Caja.
Conceptos para Ingresos y Gastos codificables a voluntad del usuario, con imputación de la Cuenta Contable que acumulará el concepto.
Pagos a Proveedores con Generación de la Orden de Pago, con detalle de los comprobantes abonados, detalle de los medios utilizados para el pago, con cheques de terceros, propios y efectivo.
Detalle de Valores Recibidos de Terceros, con información del Emisor y del Receptor, ya sea entregado para pago a proveedores, depositado al cobro o cobrado directamente en bancos.
Gestión de Contabilidad
Definición del Plan de Cuenta acorde al actual utilizado por el Cablevideo.
Definición de Asientos Automáticos que se generan a partir de los movimientos previamente ingresados de Ventas, Compras y Movimientos de Caja.
Proceso de Contabilización de Movimientos en forma selectiva, por períodos, con selección del tipo de asientos preferido, en forma mensual, diario o unitaria movimiento por movimiento.
Generación de asientos automáticos en archivo temporall para tratamiento posterior y verificación previo a la mayorización. Control del establecimiento de partida doble al momento de mayorizar.
Visualización e Impresión de Libros Diarios, Mayor y Balances de Sumas y Saldos y General.
Exportación de datos para Sistema de Contabilidad dedicados (ej. Holistor).
Módulo de Estadísticas y Reportes
Impresión de reportes con listados y estadísticas por ventas o liquidaciones de los distintos servicios,, clasificados por distintas variables propias de cada uno de ellos.
Reportes Generales y/o Individuales por Otros Conceptos. Se pautarán con el Sector Administrativo los reportes necesarios y que no fueran detallados en este informe.
Impresión de Libros de Iva Ventas y Compras, con posibilidad de exportarlos a Excel.
Emisión de DDJJ para AADI CAPIF, Argentores, F.N.A. y SADAIC.
Módulo de Seguridad y Mantenimiento
Definición y Mantenimiento de Usuarios por distintos niveles de acceso, que habilitan o inhabilitan las operaciones según su nivel asignado.
Opciones de mantenimiento de archivos(depuración y regeneración de archivos índices) para los casos de rotura de los mismos en los casos de cortes de luz o interrupciones abruptas del sistema.
Uso en Red
El sistema se encuentra preparado para su funcionamiento en red bajo entorno Windows, pudiendo utilizarse Sistemas Operativos como Windows 95, Windows 98, Windows 2000/2003 y Windows XP, para un número no limitado de terminales.
Gestión de Actualizaciones y Mejoras al Sistema
Se envían e instalan todas las modificaciones introducidas al Sistema generadas a partir de mejoras realizadas por nuestra Empresa para un mejor funcionamiento del mismo, así como las modificaciones o sugerencias indicadas por el Cablevideo. En este último caso, se evaluarán aquellas que representen cambios importantes, las que en este caso se cotizarán por separado.
En los casos en que el Cablevideo anexe nuevos servicios es posible generar las modificaciones necesarias para la incorporación del servicio al conjunto general, manteniendo la integralidad del Sistema.