Introducción
Orientado y desarrollado para entidades sin fines de lucro. Permite la parametrización de los distintos socios para su posterior liquidación o devengamiento de cuota societaria u otros conceptos, como así también, su respectiva cobranza y liquidación de comisiones a cobradores. El sistema cuenta con los siguientes módulos: Ventas, Compras, Recaudaciones, Caja, Bancos, Contabilidad, Cash Flow y Estadísticas.
Gestión de Socios
Mantenimiento de Socios en un único padrón. Alta, baja y modificación de datos personales, postales, fiscales, etc.
Devengamiento de liquidaciones en forma individual, pudiendo realizarse en forma masiva, parcial entre rango de socios o individual, en los casos de recálculo o errores.
El proceso del devengamiento prevé varios pasos: Un primer paso consiste en un devengamiento previo, donde se valida la existencia de todos los parámetros necesarios para la generación de las liquidaciones del período en tratamiento. Se informa un listado con inconsistencias o faltantes de datos o variables para una rápida identificación por parte del operador y proceder a su corrección. Una vez verificado el devengamiento previo, es posible emitir un listado “en papel” que permite verificar el correcto estado de los datos, imputación de los planes de pagos, cuotas pendientes, etc., todo ello previo al devengamiento final que realiza los asientos definitivos en los archivos históricos. Por último el devengamiento final confirma el ingreso y prepara el archivo para la emisión de boletas o facturas C. Ante cualquier error de este último paso, sea por corte de luz, mal funcionamiento de la PC, etc., es posible reversar el devengamiento a su estado inicial, para comenzar nuevamente una vez subsanado el inconveniente.
Mantenimiento y visualización de las cuentas corrientes de los socios.
Ingreso de las cobranzas en forma manual, con lector de código de barra (con código impreso en la correspondiente factura) y/o a través de archivos de cobranza generados por otros sistemas en otros organismos encargados de cobranza. Validación en todos los casos por totales de lotes para evitar errores de ingresos.
Impresión de las boletas o facturas conforme a los formatos existentes y/o adaptaciones a nuevos formatos diseñados al efecto. Impresión de código de barra para lectura de cobranza (requiere incorporar Impresora Láser).
Gestión de Fondos
Tratamiento de la Recaudación Diaria por Cobranzas, con detalle de los valores o medios de pagos recibidos. Pasaje posterior a la Caja General de la Entidad, con registro de sobrantes y faltantes de caja.
Planilla de Caja con detalle diario de ingresos y egresos, discriminados por Ventas de Contado, Cobranzas de Cuentas Corrientes o rendiciones de gestores de cobranza, Ingresos por Otros Conceptos, Egresos por Compra de Contado, Pagos a Proveedores, Depósitos Bancarios, Egresos por Gastos y Otros Conceptos, etc.
Reporte diario o general de Planillas de Caja.
Conceptos para Ingresos y Gastos codificables a voluntad del usuario.
Pagos a Proveedores con Generación de la Orden de Pago, con detalle de los comprobantes abonados y detalle de los medios utilizados para el pago (cheques de terceros, cheques propios, efectivo y/o transferencia o depósito bancario.
Detalle de Valores Recibidos de Terceros, con información del Emisor y del Receptor, ya sea entregado para pago a proveedores, depositado al cobro o cobrado directamente en bancos.
Módulo de Estadísticas y Reportes
Impresión de reportes con listados y estadísticas por ventas o liquidaciones.
Reportes de cobranzas, períodos pendientes de los socios, etc.
Reportes Generales y/o Individuales por Otros Conceptos. Se pautarán con el Sector Administrativo los reportes necesarios y que no fueran detallados en este informe.
Impresión de Libros de Iva Ventas y Compras, con posibilidad de exportarlos a Excel y a Holistor Estudios Contables.
Reportes de Proveedores, cuentas a pagar, compras por proveedor, etc.
Módulo de Seguridad y Mantenimiento
Definición y Mantenimiento de Usuarios por distintos niveles de acceso, que habilitan o inhabilitan las operaciones según su nivel asignado.
Opciones de mantenimiento de archivos (depuración y regeneración de archivos índices) para los casos de rotura de los mismos en los casos de cortes de luz o interrupciones abruptas del sistema.
Uso en Red
El sistema se encuentra preparado para su funcionamiento en red bajo entorno Windows, pudiendo utilizarse cualquiera de los Sistemas Operativos Windows para un número no limitado de terminales.
Gestión de Actualizaciones y Mejoras al Sistema
Se envían e instalan todas las modificaciones introducidas al Sistema generadas a partir de mejoras realizadas por nuestra Empresa para un mejor funcionamiento del mismo, así como las modificaciones o sugerencias indicadas por la Entidad. En este último caso, se evaluarán aquellas que representen cambios importantes, las que en este caso se cotizarán por separado.
Requerimientos de hardware
Para un óptimo funcionamiento del Sistema se requieren terminales con las siguientes características mínimas.
Procesador Pentium III de 800 Mhz o superior.
256 MB de memoria RAM
Disco rígido con 20 GB de espacio disponible
Placa de video y monitor para funcionamiento con resolución de 800x600 píxeles.
Lector de código de barra basado en tecnología láser (no infrarrojo) – Opcional.
Impresora Láser de alta o mediana capacidad – Opcional.
Red de datos basada en concentrador Hub 8 bocas y cable UTP categoría 5.
Conexión a Internet (Banda Ancha)
Se envían e instalan todas las modificaciones introducidas al Sistema generadas a partir de mejoras realizadas por nuestra Empresa para un mejor funcionamiento del mismo, así como las modificaciones o sugerencias indicadas por la Cooperativa. En este último caso, se evaluarán aquellas que representen cambios importantes, las que en este caso se cotizarán por separado.
En los casos en que la Cooperativa anexe nuevos servicios (ej. Distribución de Internet) es posible generar las modificaciones necesarias para la incorporación del servicio al conjunto general, manteniendo la integralidad del Sistema.